Wie die Hannover Messe 2021 zum digitalen Erfolg wurde.

4. Juni 2021

Weitreichende Kontaktbeschränkungen gehören ohne Frage zu den schlimmsten Dingen, die einem Messeveranstalter passieren können. Vermeiden ließen sie sich aufgrund der aktuellen Corona-Pandemie dennoch nicht. Wenig überraschend, dass nach dem Totalausfall im letzten Jahr viele Veranstalter in diesem Jahr versuchen, ihre Veranstaltungen digital zu organisieren – mit sehr unterschiedlichen Ergebnissen. Jetzt hat einer der größten deutschen Messeveranstalter gemeinsam mit seinem Digitalisierungspartner eindrucksvoll gezeigt, wie eine große internationale Leitmesse online funktionieren und die Erwartungen von Ausstellern und Besuchern übertreffen kann.

Als im Sommer 2020 die Planung für die größte Investitionsgütermesse der Welt startete, gab es durchaus Anlass zu hoffen, dass die Mega-Veranstaltung zumindest teilweise wieder in Präsenz stattfinden kann. Sicher konnte man sich aber nicht sein. Für Teresa Niemann, verantwortliche Senior Project Managerin bei der Deutschen Messe AG, war deshalb von Anfang an klar, dass eine hochflexible Lösung benötigt wird, die allen Eventualitäten gerecht werden kann. »Unser Ziel war, ein Messe-Konzept zu entwickeln, bei dem sich Online- und Präsenz-Anteile quasi per Schieberegler sehr flexibel an unterschiedliche Situationen und Anforderungen anpassen lassen.« Gemeinsam mit ihrem langjährigen Digitalisierungspartner, der damaico GmbH & Co. KG, machte sie sich also daran, ein hybrides Konzept zu entwerfen, dass im ungünstigsten Fall auch eine komplett digitale Veranstaltung ermöglichen würde. Wie richtig sie damit lagen, zeigte sich spätestens im Dezember 2020, als die Entscheidung getroffen werden musste, die Messe aufgrund der Pandemie-Situation komplett digital zu veranstalten.

Natürlich hatte die Hannover Messe schon seit Jahren digitale Services, zum Beispiel zur Messe Vor- und -Nachbereitung für Besucher und Aussteller, etabliert. Auch begleitend zur Messe gab es bereits diverse Angebote. Die Umsetzung als komplette Digital Edition war dennoch eine enorme Herausforderung.

Eine Planung mit vielen Unbekannten

Mangels Erfahrung mit vergleichbaren Projekten war es zum Beispiel nicht möglich, seriöse Schätzungen über die zu erwartenden Besucher, Aussteller und ihre Aktivitäten zu treffen. Damit waren auch die benötigten Stream-Kapazitäten nicht einzuschätzen. Gemeinsam mit dem Server-Betreiber der Deutschen Messe schaffte damaico eine Infrastruktur, die je nach Traffic-Volumen skalierbar war. So gelang es, das Aufkommen von 1.800 Ausstellern und 1.500 vielfach parallel laufenden Live-Streams in einem Umfang von insgesamt ca. 2.000 Stunden und 95.000 registrierten Besuchern nahezu störungsfrei zu managen.

Optimale Übersicht und Orientierung

Doch damit waren längst nicht alle Anforderungen erfüllt. »Für uns war es wichtig, dass Besucher und Aussteller alle Angebote – trotz der diversen Server-Struktur im Hintergrund – von einer zentralen Website aus nutzen konnten«, so Frank Klostermann, Mitgründer und CEO von damaico. »Dazu mussten wir sicherstellen, dass die vielfältigen Angebote übersichtlich dargestellt werden und jederzeit einfach aufzufinden sind.« Gelungen ist das durch eine von damaico speziell für die Messe entwickelte Backend-Architektur. Sie umfasste sowohl die Entwicklung und Bereitstellung diverser Schnittstellen als auch die Implementierung der benötigten Backend-Prozesse, wie der differenzierten Verarbeitung von Besucher- und Aussteller-Daten, das Angebot hilfreicher Matching-Funktionen sowie besonders ausgefeilte Suchoptionen, mit denen das Auffinden von Personen, Angeboten und Informationen extrem komfortabel gestaltet werden konnte.

Virtuell und doch persönlich

Im Bewusstsein, dass eine der wichtigsten Aspekte einer Messe der persönliche Kontakt und Austausch ist, bot die Backend-Architektur über die Teilnahme an Veranstaltungen hinaus auch vielfältige Möglichkeiten zur Interaktion. So konnten Besucher nicht nur per Live-Videocall mit den Fachleuten auf den virtuellen Messeständen kommunizieren, sondern auch untereinander. Dazu wurde der Hannover Messe Networking Service als eine Art Social-Media Plattform geschaffen, die von mehr als 13.000 Teilnehmern rege genutzt wurde. Auf diese Weise gelang es, die Online-Messe in ein echtes persönliches Erlebnis zu verwandeln. Durchdachte Funktionalitäten boten außerdem die Möglichkeit, zum Beispiel Visitenkarten ebenso unkompliziert auszutauschen wie im wirklichen Leben.

Am Ende zählen die erreichten Leads

Das Ziel jeder Messe ist die Generierung möglichst vieler qualitativ hochwertiger Leads. Dank diverser eigens von damaico entwickelten Lead-Funktionalitäten konnte der erstmals angebotene digitale Lead Service seine Stärken für die Aussteller voll ausspielen. Mit Erlaubnis der Nutzer wurden die Aktivitäten getrackt, so dass in der Nachbereitung klar erkennbar ist, für welche spezifischen Themen sich wer interessiert hat. Die ausstellenden Firmen können so sehr viel genauer einschätzen, ob ein Interessent tatsächlich für sie als Kunde in Frage kommt und ihre Aktivitäten besser fokussieren.

Nach der Messe geht es weiter

Als großer Vorteil des virtuellen Formates hat sich auch seine zeitliche Unabhängigkeit erwiesen. Denn aufgrund des großen Umfangs der Angebote war es vielen Besuchern kaum möglich, alle für sie spannenden, teils parallel laufenden Veranstaltungen zu besuchen. In digitaler Form stehen die Vorträge und Streams auch nach der Messe zur Verfügung, so dass es kein Problem ist, sich im Nachgang weitere interessante Informationen zu verschaffen. Auch diese Option wurde und wird intensiv genutzt.

Das Feedback bestätigt den hervorragenden Eindruck

Über den Erfolg oder Misserfolg entscheiden letztendlich die Nutzer, in diesem Fall also Aussteller und Besucher. Zur Freude der Deutschen Messe AG war das Feedback zur ersten Digital Edition der Hannover Messe durchweg positiv. Insbesondere viele Aussteller zeigten sich sehr positiv überrascht, wie effizient die Kundenansprache und auch die Lead-Gewinnung in virtuellen Raum funktioniert hat. Auch das Besucher-Feedback war sehr gut und die rege Nutzung der unterschiedlichen Angebote bestätigt, wie gut das Format angenommen wurde. Großes Lob gab es auch von verschiedenen Verbänden, die der Deutschen Messe AG bescheinigten, einen neuen Qualitätsmaßstab für Online-Messen geschaffen zu haben.

Die Zukunft wird hybrid

Klar ist jetzt schon, dass vieles, was für die spezielle Pandemie-Situation entwickelt wurde, auch in Zukunft Bestand haben wird. Denn auch für die coronafreie Zukunft plant die Deutsche Messe AG, die dann hoffentlich wieder analog stattfindenden Messen, gemeinsam mit ihrem Digitalpartner damaico durch weitere attraktive Digital-Angebote und -Tools zu erweitern und aufzuwerten. Aussteller und Besucher können sich also auf eine größere Vielfalt sowohl bei Veranstaltungsformaten als auch bei den Kommunikations- und Kontaktmöglichkeiten freuen.

Cora Rosenkranz, IT-Journalistin für Wordfinder